De do’s en don’ts van een goede procesbegeleiding - Interview met Anouk De Weerdt

Daarom lieten we ons coachen door Anouk De Weerdt, ondernemers- en organisatiecoach en Doorbraakarchitect bij Tweeperenboom. Ieder zijn stiel en processen begeleiden is helemaal haar dada: Iedereen horen en zich gehoord laten voelen, taal (laten) geven aan wat zich afspeelt onder de waterlijn, mensen en belangen verbinden zijn rollen die ze van nature opzoekt.

Dus leek het ons een goed idee om haar eens zelf aan het woord te laten en het belang van een goede procesbegeleiding eens zelf uit de doeken te doen.

Sowieso wanneer je verschillende stemmen of belangen rond te tafel hebt zitten die elk een eigen standpunt en bijhorende mening meebrengen. Maar ook als je weet dat de oplossing voor je vraagstuk niet in 1-2-3 gevonden zal worden en je dus waarschijnlijk een langer traject zal moeten lopen, is een externe procesbegeleider een meerwaarde.

Een externe procesbegeleider zal er er ook voor zorgen dat de rollen zuiver kunnen gehouden worden. Stel dat je bijv. projectleider bent en je moet in een een brainstormsessie zowel de pet van projectleider als procesbegeleider opzetten, kan dat verwarrend zijn voor jezelf en voor de andere aanwezigen. Als je dan een externe persoon inschakelt die het proces begeleidt, hoef je geen twee petten op te zetten en kan je bovendien volledig inhoudelijk deelnemen.

Een procesbegeleider zal er voor zorgen dat de tijd bewaakt wordt, dat het gesprek gaande blijft en dat het proces loopt, maar is daarnaast ook gevoelig voor wat er speelt onder de waterlijn, voor dat wat niet wordt gezegd. Zaken die niet uitgesproken worden, maar wel voelbaar zijn, kunnen het proces immers erg tegenwerken. Een goede procesbegeleider zal dit waarnemen en benoemen. Want net die dingen naar de oppervlakte brengen en aanpakken zal zorgen voor een versnelling in je proces.

Het start eigenlijk al bij het prille begin: Je hebt als procesbegeleider heel goed te begrijpen wat je klant wil. Vaak komen ze met een bepaalde vraag, maar voel ik daar al aan dat dat niet de vraag is waarop moet gewerkt worden. Het is dan belangrijk om in het intakegesprek al een aantal lagen dieper te kunnen graven om zo bij de kern te komen. Want als je met de verkeerde vraag aan de slag gaat, ga je nooit komen tot het juiste proces en dus ook niet tot de juiste uitkomst.

Na het uitpuren van de vraag volgt het ontwerpen van het proces. Hoe beter dat je dat kan opzetten, hoe beter je begeleiding zelf zal lopen. In zo’n ontwerp is de vraag “Wanneer is het voor jullie geslaagd” cruciaal. Zo kan je elke sessie vorm gaan geven met methodieken en werkvormen en in een draaiboek gieten.

Tegelijkertijd is het ook een kunst om tijdens een sessie zelf ook je ontwerp te kunnen loslaten en te werken met wat er zich op dat moment aandient. Soms moet je een creatieve energie aanspreken waarbij mensen in beweging blijven, maar soms moet je ook moedige gesprekken kunnen initiëren. Het is dus echt wel handig om een koffer aan methodieken en werkvormen te hebben waaruit je zowel in je voorbereiding als on the spot kan putten.

1️⃣ Zorg voor een nieuwsgierige basishouding. Je weet immers nooit wanneer iemand reageert zoals hij reageert. Als iemand kortaf reageert ga je misschien snel denken dat die jouw idee niet goed vindt, maar misschien heeft die persoon net thuis iets meegemaakt waardoor hij slecht gezind is en heeft dat dus niets met jouw idee te maken. Vragen stellen en benoemen wat je ziet gebeuren zorgt dan dat het gesprek open getrokken wordt. “Ik merk/voel dat… herkennen jullie dat ook?”

2️⃣ Geef elk individu ook voldoende ruimte om iets te kunnen zeggen. Zo komen niet enkel de luide roepers aan bod, maar krijgen ook de stillere aanwezigen een kans om gehoord te worden. Je kan dit al makkelijk ondervangen door een check-in en check-out te doen bij begin en einde van de sessie. “Wat wil je zeker aan bod laten komen vandaag?” is een goede check-in vraag. Zo weet je als begeleider al meteen wie met welk ei zit en waar je op moet inspelen. De check-out kan er dan weer voor zorgen dat de deelnemers tussen de sessies door in verbinden blijven met het traject en de doelstelling. De vraag “Wat neem je mee na vandaag?” zorgt ervoor dat zij op een goede manier naar huis kunnen gaan.

3️⃣ Soms heb je in een groep aanwezigen die echt wel heel graag hun bezorgdheid willen uiten en zichzelf verschillende keren herhalen, daar zit vaak een dieperliggende angst of emotie onder, dus geef daar zeker ook ruimte aan. Een simpele tip is daar om de woorden van die persoon te herhalen. “Ik hoor je zeggen dat… waar ligt je zorg?”

4️⃣ Consent besluitvorming is een krachtige methodiek om tot een gedragen beslissing te komen. Je vraagt dan niet naar “Is iedereen akkoord?”, maar naar “Wie heeft een bezwaar?”. Om echt een bezwaar te formuleren, moet je immers net iets verder nadenken dan om ja of nee te antwoorden. De vervolgvraag is dan “Wat heb je nodig om hierin mee te kunnen gaan?”. Zo kan je met de hele groep tot een besluit komen waar iedereen achter kan staan. 

5️⃣ Wees je bewust dat de houding die jij als begeleider aanneemt zal afstralen op de groep. Als je zelf zenuwachtig en kortaf communiceert, zal je gesprekspartner ook zenuwachtig en kortaf zijn. Wees je ook bewust van je eigen triggers zodat je minder sterk op gaat reageren. 

Het is als procesbegeleider echt niet handig om zelf verslag te nemen, dus zorg ervoor dat er een verslagnemer aanwezig is. Of je kan de sessie opnemen als de informatie die gedeeld wordt niet te gevoelig is. Het slimste is eigenlijk om je werkvorm zodanig te kiezen dat de aanwezigen zelf moeten schrijven. Je kan hen bijvoorbeeld ideeën laten noteren op post-its of grote papieren. Als je daar dan een foto van maakt, heb je meteen je verslag!

Voor creatieve processen is visual harvesting ook wel een leuk idee!

Heb je een pittig ontwerpproces op de planning staan? We brengen Anouk graag mee aan tafel om alles net iets vlotter te laten verlopen. Stuur gerust een mailtje naar hallo@buroknal.be.